காகித வேலைகளை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது

காகிதப்பணி - GOST R 51141-98 ஆல் நிர்வகிக்கப்படும் இந்த குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தில் நிர்வாகத்திற்கான ஆவணங்கள் மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் ஆதரவுடன் பணிபுரிதல் "காகிதப்பணி மற்றும் காப்பகம். விதிமுறைகள் மற்றும் வரையறைகள்." நிறுவனத்தின் தற்போதைய செயல்பாடுகளில் உள்வரும், வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள் ஆவணங்களை பதிவு செய்தல், சேமித்தல் மற்றும் பயன்படுத்துதல் ஆகியவற்றை அமைப்பது அலுவலக வேலைகளின் அமைப்பு ஆகும்.

வழிமுறை கையேடு

1

எழுத்தர் பணிகளை ஒழுங்கமைக்கும்போது, ​​உங்கள் நிறுவனம், அமைப்பு, புவியியல் ரீதியாக தொலைநிலை அலகுகள் அல்லது கிளைகள் என்பதை தீர்மானிக்கவும், இந்த உண்மையை கணக்கில் எடுத்துக்கொண்டு இந்த அலகுகளுடன் தொடர்புகொள்வதற்கான ஒரு பொறிமுறையை கருத்தில் கொள்ளுங்கள். பதிவு மற்றும் காகித வேலைகளின் போது சிக்கல்களைத் தவிர்ப்பதற்காக அவற்றில் உள்ள எழுத்தர் அமைப்பு தலைமை அலுவலகத்துடன் ஒத்ததாக இருக்க வேண்டும்.

2

நீங்கள் பயன்படுத்தும் காகித வடிவங்களில் எது இருக்கும் என்பதைப் பற்றி சிந்தியுங்கள்: மையப்படுத்தப்பட்ட, கலப்பு அல்லது பரவலாக்கப்பட்ட. அவர்களின் தேர்வு நிறுவனத்தின் கட்டமைப்பை (புவியியல் ரீதியாக தொலைநிலை அலகுகளைக் கொண்டிருக்கிறதா) மற்றும் அலுவலக மேலாண்மை சேவையின் தொழில்நுட்ப உபகரணங்களை தீர்மானிக்கிறது. இந்த சேவை சிறியது மற்றும் தொழில்நுட்ப ரீதியாக வழங்கப்படவில்லை என்றால், அதன் செயல்பாடுகளின் ஒரு பகுதி அலகுகளுக்கு மாற்றப்படும். இந்த வழக்கில், கலப்பு காகிதப்பணி நடைபெறுகிறது. இந்த சேவையில் தேவையான அனைத்து பணியாளர்கள், வன்பொருள் மற்றும் மென்பொருள்கள் பொருத்தப்பட்டிருந்தால், இந்த வகையான பதிவு வைத்தல் மையப்படுத்தப்படும்.

3

ஒவ்வொரு கட்டமைப்பு அலகுகளிலும், ஒரு சிறப்பு பணியாளர் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், அது காகித வேலைகளைச் செய்யும். இது முடியாவிட்டால், தனது முக்கிய கடமைகளின் செயல்திறனை எழுத்தரின் செயல்பாட்டுடன் இணைக்கும் மற்றொரு பணியாளரை நியமிக்கவும்.

4

வழக்குகளின் எண்ணிக்கை மற்றும் பெயரிடலைத் தீர்மானித்தல், இதில் உள்வரும், வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள் ஆவணங்கள் அனைத்தும் அடங்கும். இவை உயர்ந்த (பெற்றோர்) அமைப்பின் ஆவணங்கள் என்றால், அவை பரிசீலிக்க தலையில் சமர்ப்பிக்கப்படுகின்றன; துணை அமைப்புகளின் ஆவணங்கள் அவர்களுடன் பணிபுரியும் துணைத் தலைவரிடம் பரிசீலிக்க சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும். அதன்படி, குடிமக்களின் முறையீடுகள் - அந்த துணைக்கு, மக்களுடன் இணைந்து பணியாற்ற வேண்டிய கடமை ஒப்படைக்கப்பட்டுள்ளது.

5

நிருபர்களின் வட்டத்தை அடையாளம் கண்டு, ஒரு வகைப்படுத்தியை உருவாக்கவும், இதன் மூலம் இந்த ஆவணம் எந்த நிருபர் குழுவிற்கு சொந்தமானது என்பதை உடனடியாக தீர்மானிக்க முடியும். எடுத்துக்காட்டாக, பொது அதிகாரிகளுக்கு குறியீடு 01, உயர் அமைப்பின் கடிதங்களுக்கு குறியீடு 02, சப்ளையர்களுக்கு குறியீடு 03, வாடிக்கையாளர்களுக்கு குறியீடு 04 போன்றவற்றை ஒதுக்கவும். இது நிறுவனத்திற்குள் ஆவணங்களின் இயக்கத்தை சீராக்க உதவும்.

6

பணிப்பாய்வு எந்த வடிவத்தில் நடத்தப்படும் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள் - பத்திரிகை அல்லது அட்டையில். இரண்டு படிவங்களும் சிறப்பு மின்னணு ஆவண மேலாண்மை திட்டங்களில் செயல்படுத்தப்படுகின்றன. நீங்கள் இன்னும் அத்தகைய நிரலை வாங்க முடியாவிட்டால், மின்னணு ஆவண பதிவு பத்திரிகைகளைப் பயன்படுத்துங்கள்; அவை எக்செல் இல் செயல்படுத்தப்படலாம்.